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Para la certificación de la autenticidad y validez de la documentación en países extranjeros hay dos formas básicas de legalización de documentos:

a) La legalización diplomática, seguida de la autenticación consular. Dicha forma de legalización es también conocida como “legalización en cadena”.

b) El procedimiento de apostilla. Este último procedimiento se aplica si el país de destino ha ratificado el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 sobre apostilla de documentos, como es el caso de Rusia, Ucrania o México, por ejemplo. Es importante no confundir este Convenio, que se aplica a la legalización de documentos, con el Convenio de La Haya sobre adopción internacional.

si existe en vigor entre ambos países el Convenio de La Haya del 5 de Octubre de 1961, conocido como Convención de La Apostilla. En caso de que dicho Convenio vincule a ambos países, el método de legalización será la apostilla, y, en caso contrario, habrán de legalizarse vía legalización diplomática y autenticación consular.

Se puede consultar la lista de países en donde aplica dicho procedimiento de apostilla en:

http://www.maec.es/es/menuppal/consulares/serviciosconsulares/espanolesenelextranjero/
notarialesylegalizaciones/Paginas/Notarialesylegalizaciones.aspx

1. LEGALIZACIÓN DIPLOMÁTICA

La legalización diplomática del documento en cuestión consiste en un circuito de sucesivas
firmas de puño y letra de autoridades, certificando o “legalizando” la firma precedente (en
“cadena”), hasta culminar en el Ministerio de Asuntos Exteriores de España.

Una vez terminado el ciclo de legalización en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España debe posteriormente autenticarse esta penúltima firma en la Embajada/Consulado del país de destino de la documentación, como último paso.

1.3. LEGALIZACION DIPLOMATICA. TIPOS DE DOCUMENTOS

En general, agruparemos los documentos a legalizar en estos siete tipos según su origen:

1. Documentos Judiciales y de Registro Civil

2. Documentos Notariales

3. Documentos de Estudios

4. Documentos de la Administración Central

5. Documentos de la Administración Autonómica

6. Documentos de la Administración Local

7. Certificaciones procedentes de registradores de la propiedad y mercantiles, certificaciones de profesionales colegiados y otros documentos

1.3.1. Legalización diplomática: Documentos Judiciales y de Registro Civil.

Se aplica a documentos judiciales (autos, providencias, sentencias, diligencias de todo tipo de actuaciones judiciales y testimonios que de las mismas extiendan los Secretarios Judiciales) y a documentos que se refieren al estado civil (certificado de nacimiento, certificado de matrimonio, certificado de divorcio, defunción, fe de vida y estado, etc.).

La documentación ha de legalizarse sucesivamente en los siguientes organismos:

• Presidencia del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma correspondiente.

• Registro General de legalizaciones del Ministerio de Justicia.

• Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

• Autenticación en la representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.


1.3.2. Legalización diplomática: Documentos Notariales

Se aplica a las escrituras públicas, las actas notariales, documentos privados, y en general a todo documento que autorice un/a Notario/a, bien sea original, en copia o testimonio, y a legitimaciones y legalizaciones de firma realizadas por los/las notarios/as. Se refiere a documentos tales como cartas de recomendación, poder para representante, declaraciones del tutor, declaraciones de salud, certificados de empresas privadas, certificado de ingresos, detalle de propiedades, Informe del Hogar, o copias del Libro de Familia)

La documentación ha de legalizarse sucesivamente en los siguientes organismos:

• Notaría.

• Decanato del Colegio Notarial correspondiente.

• Registro General de Legalizaciones del Ministerio de Justicia. Nota (2)

• Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación. Nota (1)

• Autenticación en la representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de

surtir efecto el documento.


1.3.3. Legalización diplomática: Documentos de Estudios

Se regula su legalización por normativa específica (Orden del Ministerio de Educación y Cultura de 16 de abril de 1990.BOE núm. 94, de 19 de abril)


1.3.4. Legalización diplomática: Documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos Autónomos

Para poder legalizar las firmas en documentos procedentes de la Administración General del Estado y de sus Organismos Autónomos basta con que la firma por legalizar sea reconocida por los servicios competentes del Ministerio correspondiente. Los servicios competentes en cada Departamento Ministerial deben tener firma reconocida en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación para su posterior legalización.


1.3.5. Legalización diplomática: Documentos de la Comunidades Autónoma.


• Autoridad que emite documento

• Consejería de Presidencia y Justicia (Servicio de Administración General) teniendo firma reconocida en el

Ministerio de Asuntos Exteriores.

• Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

• Autenticación en la representación Diplomática/Consular del país en que va a surtir efecto el documento.


1.3.6. Legalización diplomática: Documentos de las Entidades Locales

En el caso de documentos de las Entidades Locales (empadronamiento o certificado de empresa para funcionarios de la Administración Local), se puede usar cualquiera de los tres procedimientos siguientes:

7

La empleada para documentos judiciales.

• La empleada para documentos notariales o privados.

• Acudir al Ministerio de Política Territorial y Administración Pública. Subdirección General de de Régimen Jurídico y Relaciones Institucionales. Plaza de España, 17, 28071, Madrid. Teléfonos: 91 273 90 00, 91 273 36 47. Fax 91 273 37 25, donde se reconocerá en el documento la firma.


1.3. 7. Legalización diplomática: Certificaciones procedentes de registradores de la propiedad y mercantiles, certificaciones de profesionales colegiados y otros documentos


Para legalizar certificaciones procedentes de los Registradores de la Propiedad y Mercantiles, de profesionales colegiados (Médicos, etc.), Cámaras (Comercio, Industria y Navegación, Banca (Banco de España y Entidades Bancarias), etc., debe consultar con la Sección de Legalizaciones y uno de nuestros colaboradores le informará sobre todo el proceso:



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